Serviço de organização de contratos

Serviço de organização de contratos

No cenário empresarial atual, onde a eficiência operacional e a conformidade legal são mais cruciais do que nunca, o serviço de organização de contratos é crucial. 

Neste contexto, a Easy Drive se destaca ao oferecer um serviço de organização de contratos inovador e eficiente. 

Com a crescente complexidade das transações comerciais e a necessidade de atender a regulamentações cada vez mais rigorosas, uma gestão eficaz dos contratos não é apenas desejável, mas essencial.

serviço de organização de contratos

O que é o Serviço de Organização de Contratos?

O serviço de organização de contratos oferecido pela Easy Drive é uma solução estratégica destinada a empresas que buscam otimizar a gestão de seus contratos e documentos relacionados. 

Este serviço segue um processo pré-definido e é aderente ao modelo de gestão CLM – Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. 

Ele proporciona uma abordagem sistemática para a inclusão de contratos no sistema de gestão de contratos, garantindo que todos os documentos relevantes sejam facilmente acessíveis e gerenciáveis.

Através deste serviço, as empresas podem não apenas organizar seu acervo atual de contratos de maneira eficiente, mas também estabelecer um processo robusto para a inclusão contínua de novos contratos e documentos. 

Mesmo após a conclusão da prestação inicial do serviço pela Easy Drive, o cliente terá as ferramentas e o conhecimento necessários para manter uma gestão de contratos eficaz, assegurando assim uma base sólida para a tomada de decisões e a conformidade legal. 

A organização de contratos é mais do que apenas um processo administrativo – é uma estratégia crucial para aprimorar a governança e a eficiência operacional das empresas.

Recepção centralizada de contratos e documentos relacionados

Este serviço aborda a recepção centralizada de contratos e documentos relacionados, um recurso crucial do serviço de organização de contratos da Easy Drive. 

A centralização ajuda a garantir um gerenciamento eficaz e uniforme dos contratos, desde a recepção até a catalogação. Confira os requisitos padrão:

  1. Recepção centralizada de contratos e documentos relacionados;
  2. Tempos definidos para as etapas que envolvem catalogação dos contratos/documentos ou renovação deles;
  3. Check List para recepção e aceitação dos contratos/documentos, considerando recurso da Easy Drive interno ou externo;
  4. Digitalização e guarda dos contratos/documentos;
  5. Mapeamento de eventos padrão por grupo ou tipo de contrato/documento;
  6. Priorização de contratos/documentos críticos.

Etapas previstas para esse serviço 

  • Coleta de contratos/documentos, de acordo com Check-List estabelecido;
  • Aplicação da política de contratos da empresa (renovação, reajuste, distrato, entre outros eventos);
  • Organização física dos contratos/documentos para digitalização e guarda;
  • Catalogação dos contratos/documentos no Sistema de gestão de contratos;
  • Mapeamento dos eventos dos contratos/documentos;
  • Comunicação para os requisitantes da liberação do catálogo.

Indicadores que podem ser utilizados neste serviço

  • Contratos/documentos catalogados por semana (ou mês);
  • Contratos/documentos do acervo que deverão ser catalogados;
  • Contratos renovados mensalmente dentro do tempo definido (SLA);
  • Contratos/documentos que deverão ser renovados;
  • Tempo médio de catalogação de novos contratos.

Benefícios da organização de contratos para as empresas

serviço de organização de contratos

A organização eficiente de contratos é um elemento crucial para o sucesso de qualquer empresa moderna, e a Easy Drive oferece uma solução completa que traz inúmeros benefícios para o processo de gestão de contratos.

Centralizar o gerenciamento de contratos proporciona uma visão clara e organizada de todos os documentos, facilitando o acesso e a consulta a informações críticas em momentos decisivos. 

Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também aumenta a eficiência operacional, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais, sem se preocuparem com a desordem e a desorganização de documentos importantes.

A aplicação consistente de políticas de contratos através da nossa empresa também ajuda a garantir a conformidade e minimiza o risco que pode resultar em consequências legais ou financeiras indesejadas.

Além disso, o serviço de organização de contratos da Easy Drive oferece uma digitalização eficiente e segura dos documentos. 

Portanto, escolher o serviço de organização de contratos da Easy Drive é optar por uma gestão de contratos mais eficiente, segura e estrategicamente alinhada com os objetivos de negócio da sua empresa. 

Conte com as soluções da Easy Drive

Quando se trata de simplificar sua vida e garantir que tudo esteja em ordem, não há escolha melhor do que a Easy Drive. 

Além de oferecer uma variedade de serviços para tornar sua experiência de direção mais tranquila e segura, a Easy Drive também se destaca pelo serviço de Organização de Contratos.

Ao escolher a Easy Drive, você está optando por qualidade, eficiência e conveniência. Nossos especialistas em Organização de Contratos estão aqui para simplificar todos os detalhes burocráticos, tornando o processo de gerenciamento de contratos mais fácil do que nunca.

(1) O Sistema utilizado pode ser da Easy Drive ou Sistema diferente definido pelo cliente.
(2) A catalogação do acervo de contratos do cliente deve ser vista como uma etapa que não existirá após finalização da alimentação do legado, pois o cliente deverá inserir em seus processos de gestão de contratos a alimentação dos contratos a partir da identificação da necessidade (requisição de produto ou serviço). Esta orientação está implicita na gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM).

Esta solução é para você?

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