No cenário empresarial atual, onde a eficiência operacional e a conformidade legal são mais cruciais do que nunca, o serviço de organização de contratos é crucial.
Neste contexto, a Easy Drive se destaca ao oferecer um serviço de organização de contratos inovador e eficiente.
Com a crescente complexidade das transações comerciais e a necessidade de atender a regulamentações cada vez mais rigorosas, uma gestão eficaz dos contratos não é apenas desejável, mas essencial.
O que é o Serviço de Organização de Contratos?
O serviço de organização de contratos oferecido pela Easy Drive é uma solução estratégica destinada a empresas que buscam otimizar a gestão de seus contratos e documentos relacionados.
Este serviço segue um processo pré-definido e é aderente ao modelo de gestão CLM – Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos.
Ele proporciona uma abordagem sistemática para a inclusão de contratos no sistema de gestão de contratos, garantindo que todos os documentos relevantes sejam facilmente acessíveis e gerenciáveis.
Através deste serviço, as empresas podem não apenas organizar seu acervo atual de contratos de maneira eficiente, mas também estabelecer um processo robusto para a inclusão contínua de novos contratos e documentos.
Mesmo após a conclusão da prestação inicial do serviço pela Easy Drive, o cliente terá as ferramentas e o conhecimento necessários para manter uma gestão de contratos eficaz, assegurando assim uma base sólida para a tomada de decisões e a conformidade legal.
A organização de contratos é mais do que apenas um processo administrativo – é uma estratégia crucial para aprimorar a governança e a eficiência operacional das empresas.
Recepção centralizada de contratos e documentos relacionados
Este serviço aborda a recepção centralizada de contratos e documentos relacionados, um recurso crucial do serviço de organização de contratos da Easy Drive.
A centralização ajuda a garantir um gerenciamento eficaz e uniforme dos contratos, desde a recepção até a catalogação. Confira os requisitos padrão:
- Recepção centralizada de contratos e documentos relacionados;
- Tempos definidos para as etapas que envolvem catalogação dos contratos/documentos ou renovação deles;
- Check List para recepção e aceitação dos contratos/documentos, considerando recurso da Easy Drive interno ou externo;
- Digitalização e guarda dos contratos/documentos;
- Mapeamento de eventos padrão por grupo ou tipo de contrato/documento;
- Priorização de contratos/documentos críticos.
Etapas previstas para esse serviço
- Coleta de contratos/documentos, de acordo com Check-List estabelecido;
- Aplicação da política de contratos da empresa (renovação, reajuste, distrato, entre outros eventos);
- Organização física dos contratos/documentos para digitalização e guarda;
- Catalogação dos contratos/documentos no Sistema de gestão de contratos;
- Mapeamento dos eventos dos contratos/documentos;
- Comunicação para os requisitantes da liberação do catálogo.
Indicadores que podem ser utilizados neste serviço
- Contratos/documentos catalogados por semana (ou mês);
- Contratos/documentos do acervo que deverão ser catalogados;
- Contratos renovados mensalmente dentro do tempo definido (SLA);
- Contratos/documentos que deverão ser renovados;
- Tempo médio de catalogação de novos contratos.
Benefícios da organização de contratos para as empresas
A organização eficiente de contratos é um elemento crucial para o sucesso de qualquer empresa moderna, e a Easy Drive oferece uma solução completa que traz inúmeros benefícios para o processo de gestão de contratos.
Centralizar o gerenciamento de contratos proporciona uma visão clara e organizada de todos os documentos, facilitando o acesso e a consulta a informações críticas em momentos decisivos.
Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também aumenta a eficiência operacional, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais, sem se preocuparem com a desordem e a desorganização de documentos importantes.
A aplicação consistente de políticas de contratos através da nossa empresa também ajuda a garantir a conformidade e minimiza o risco que pode resultar em consequências legais ou financeiras indesejadas.
Além disso, o serviço de organização de contratos da Easy Drive oferece uma digitalização eficiente e segura dos documentos.
Portanto, escolher o serviço de organização de contratos da Easy Drive é optar por uma gestão de contratos mais eficiente, segura e estrategicamente alinhada com os objetivos de negócio da sua empresa.
Conte com as soluções da Easy Drive
Quando se trata de simplificar sua vida e garantir que tudo esteja em ordem, não há escolha melhor do que a Easy Drive.
Além de oferecer uma variedade de serviços para tornar sua experiência de direção mais tranquila e segura, a Easy Drive também se destaca pelo serviço de Organização de Contratos.
Ao escolher a Easy Drive, você está optando por qualidade, eficiência e conveniência. Nossos especialistas em Organização de Contratos estão aqui para simplificar todos os detalhes burocráticos, tornando o processo de gerenciamento de contratos mais fácil do que nunca.
(1) O Sistema utilizado pode ser da Easy Drive ou Sistema diferente definido pelo cliente.
(2) A catalogação do acervo de contratos do cliente deve ser vista como uma etapa que não existirá após finalização da alimentação do legado, pois o cliente deverá inserir em seus processos de gestão de contratos a alimentação dos contratos a partir da identificação da necessidade (requisição de produto ou serviço). Esta orientação está implicita na gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM).