Por Walter Freitas
Cláudia foi pontuada pela área de auditoria por ter autorizado o início de uma prestação de serviços de manutenção de elevadores da sede da empresa sem ter o contrato assinado.
Segundo ela, a área de Compras informou pelo telefone que o contrato teria sido recebido com a assinatura do prestador de serviços e ela entendeu que a responsabilidade pela coleta das outras assinaturas (internas da empresa) seria dessa área também, e que seria rápido o suficiente para suportar o início das atividades em função da pressão da demanda da área solicitante.
Este é somente um exemplo do que vemos acontecer repetidamente em “empresas de Marte”.
Se conversarmos com gestores desses contratos, entenderemos que para eles, em geral, está claro porque isso acontece e, algumas vezes, não é uma única causa que gera este desvio. Alguns problemas estão relacionados ao fluxo de formalização da contratação, como por exemplo:
- Problemas na definição do escopo da prestação de serviços, gerando a descrição de requisitos incompleta e, eventualmente, impactando em maior tempo para formalização do que o esperado pelo solicitante;
- Não utilização de padrões para minuta do contrato, levando a entrar no processo de discussão de minuta fornecida pelo prestador de serviços. Isso também pode implicar demora na conclusão da formalização;
- Juntamente com o processo de formalização, a empresa também pode precisar da homologação do prestador de serviços, que é um processo adicional ao da formalização, gerando assim extensão do tempo, eventualmente não prevista;
- Após a discussão da minuta, esta é submetida à aprovação e assinatura e, apesar de ser o momento mais importante na vida do contrato (seu nascimento), tem levado até dois meses, dependendo do tipo de contrato.
Como a pressão pela demanda de início das atividades de serviços contratados tem sido uma constante nas empresas, os gestores são levados a liberar o início das atividades sem que o contrato tenha suas assinaturas completadas e seja guardado fisicamente com o responsável.
Com esses desafios rondando a formalização destes contratos, a ausência do contrato assinado pode gerar um aumento da probabilidade de alguns riscos, como:
- Desembolsos irregulares referentes à execução de alguns contratos;
- Falha nos controles (exemplo: documentação trabalhista e previdenciária exigida em contratos de terceirização), gerando potencial passivo;
- Papéis e responsabilidades mal definidos, levando a “bola dividida” e, portanto, falhas em controles necessários;
- Ausência de monitoração de alguns pontos importantes de controle dos contratos, como renovação, reajuste e SLA’s (Service Level Agreement).
Segundo estudo conduzido pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC) com a Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) em 2012, uma maior maturidade das atividades de Gestão de Contratos contribui para melhorar seu desempenho.
Portanto, ao focarmos nossa atenção nas possíveis causas desse problema, grandes chances existem de garantirmos melhores resultados de contratações, com possível redução dos riscos associados.
O envolvimento e patrocínio de executivos da empresa nessas iniciativas é fundamental para seu sucesso.
Assim, poderemos realmente afirmar que a execução de serviços essenciais na empresa, sem o contrato correspondente assinado, é mais provável de encontrarmos em outro planeta.
Fale com a Easy Drive e fique em paz com relação aos seus contratos.
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