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Metodologia utilizada (CLM)

Histórico CLM - Contract Lifecycle Management

As contratações demandam cada vez mais tempo e precisão nas informações, como escopo bem definido e riscos identificados adequadamente, tudo isto suportado por políticas e normas claras nas empresas.

Muitas contratações que devem ser suportadas através de contratos geram desafios em áreas responsáveis por sua realização, como Suprimentos/Compras ou Jurídico. A descrição da demanda (escopo da contratação), criação de minutas (ou utilização de minutas padrão), inclusão das condições negociadas aos termos contratuais, assinaturas do contrato, guarda das documentações e acesso rápido a estas informações, e controles após a assinatura são alguns dos pontos que têm incomodado os gestores destas áreas.

Para resolver estes impasses/desafios, o CLM (gestão do ciclo de vida dos contratos), surgiu para apoiar iniciativas de melhorias e permitir que gestores não "percam" seu precioso tempo em atividades que não agregam valor às suas empresas, mas que são necessárias para garantir que as contratações atinjam os resultados esperados.

A Easy Drive, pioneira neste tema no Brasil, iniciou em 2006 a implantação de sua solução (sistemas e serviços) baseada em CLM.

Metodologia

A metodologia CLM é baseada na gestão de todo o ciclo de vida dos contratos e envolve um modelo de processos, atribuições e ferramentas adequadas a esta gestão.
Assim, o cliente pode rever seus processos de gestão de contratos e aplicar melhorias direcionadas e baseadas em melhores práticas.
Por exemplo, uma revisão no processo de validação de fornecedores pode diminuir o tempo para a formalização de contratos de aquisição e reduzir o risco de utilizar serviços ou produtos de fornecedores que não foram devidamente validados conforme políticas da empresa.

Aplicação

A aplicação desta metodologia é utilizada para melhorar a gestão ou administração de contratos nas empresas.
Vários são os departamentos e pessoas que estão envolvidas na contratação ou na gestão dos contratos.
Problemas como melhor definição de atribuições nas funções que estão relacionadas à contratação, redução de tempo para realizar aprovação de contratos dentro da empresa, controle de prazos para criação de minutas e assinaturas de contratos são situações que têm levado as companhias a buscar um modelo de gestão mais atual, que resolva estas questões.

Benefícios

Os benefícios que as empresas têm colhido são financeiros, como redução de custos na aquisição de produtos e serviços. Também a diminuição de riscos legais é um benefício importante, pois a empresa pode ser mais efetiva em controlar documentos necessários (exemplo, guia GPS que deve ser apresentada mensalmente por empresas de terceirização de serviços) durante a execução de seus contratos.

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